Az elmúlt években számos alkalommal tapasztalhattuk, hogy az eljárási részletkérdések szabályozatlansága érzékelhető problémákat okozott a miniszteri elismerések, az állami kitüntetések előkészítése során, mind a jogalkalmazóknak, mind a kezdeményezőknek, mind a juttatásban részesülő személyeknek.

Az elismerésekkel kapcsolatos egyes feladatok egységes ágazati végrehajtásának, valamint az eljárási részletkérdések bizonytalanságának megszüntetése céljából, az önkormányzati miniszter jogelődje az 5/2008. (BK 5.) ÖTM utasításban szabályozta a miniszter által adományozható elismerések adományozásának eljárási szabályait, az állami kitüntetésekre, tábornoki előléptetésre, valamint társminiszteri elismerésekre való felterjesztés rendjét.
Az utasítás speciális abból a szempontból, hogy hatálya a minisztérium hivatali szervezeteire, valamint a miniszter által irányított szervekre terjed ki, de szabályait alkalmazni kell a helyi önkormányzatok választott tagjainak és foglalkoztatottainak elismerésére és kitüntetésre előterjesztésére, valamint a miniszter feladatkörébe tartozó szakterületeken kiemelkedő teljesítményt nyújtó, illetve kiemelkedő eredményeket elérő természetes személyek, csoportok, szervezetek és intézmények tevékenységének és érdemeinek elismerésével kapcsolatos eljárási rendre is.
Az önkormányzati miniszter feladatkörébe tartozó szakterületek, így a sportpolitika, a katasztrófák elleni védekezés, a lakásgazdálkodás és lakáspolitika, a turizmus, a választások és népszavazások lebonyolítása, valamint a közigazgatás-szervezés felelősséggel és eredményesen tevékenykedő helyi szereplőinek központi elismerése és kitüntetése is ezen utasítás alapján történhet.
A határidők vonatkozásában az utasítás egyértelművé teszi azt, hogy az állami kitüntetésre irányuló kezdeményezést az átadás tervezett idejét megelőzően legalább öt hónappal, a miniszteri elismerésre vonatkozó kezdeményezést – kivéve a Virágos Magyarországért kitüntetési díjat – legalább két hónappal kell megküldeni (felterjeszteni) a minisztérium Humánerőforrás és Civilkapcsolati Főosztályához. A kezdeményezés kötelező adattartamát az utasítás 1. sz. melléklete tartalmazza.
A Magyar Köztársaság kitüntetéseiről szóló 1991. évi XXXI. törvény végrehajtási szabályait tartalmazó 1130/2002. (VII. 24.) Kormány határozat rögzíti, hogy az állami kitüntetés adományozására évente kétszer, március 15-e és augusztus 20-a alkalmából kerül sor, az ettől való eltérés kivételesen jelentős állami érdekből vagy más különleges alkalom esetén lehetséges (ilyen alkalom lehet például a Köztisztviselők Napja vagy a világversenyeken eredményesen szereplő sportolók elismerése).
Az előző szabályok egybevetése alapján fontos tehát figyelembe venni a kezdeményezőknek azt, hogy a március 15-i felterjesztéseket az előző év október 15-éig, az augusztus 20-aiakat legkésőbb a tárgyév március 20-ig a minisztériumba meg kell küldeniük.
A jogalkotó ugyanakkor lehetőséget biztosít arra, hogy előre nem látható okból indokolttá vált (például súlyos betegség) vagy rendkívüli eseménnyel kapcsolatos (például katasztrófa-elhárítás) elismeréseknél a határidőktől el lehessen tekinteni.
Az önkormányzati miniszter elismerési tevékenységét önálló miniszteri rendelet szabályozza, mely meghatározza a miniszteri elismerések átadásának időpontját, illetőleg az ünnepségek körét. E szerint az önkormányzati miniszter elismeréseket ad át mindenekelőtt állami ünnepünkön, augusztus 20-án, nemzeti ünnepeinken, március 15-én és október 23-án, valamint a Köztisztviselők Napján, július 1-jén. A miniszteri ünnepségekhez kapcsolódó elismerések átadásának előkészítésénél az előzőek alapján a kezdeményezések két hónappal korábbi felterjesztése szükséges. A miniszteri elismerések adományozására vonatkozó jogszabályi hátteret a jelenleg is hatályos 21/1997. (III. 19.) BM, a 6/1992. (V. 5.) BM, illetve a 6/2001. (IV. 13.) BM rendeletek tartalmazzák.
Az állami kitüntetés adományozására, illetve a nem az irányított szerveknél foglalkoztatott személy miniszteri elismerésére vonatkozó javaslathoz mellékelni kell az elismerésre javasolt személy nyilatkozatát, amelyben hozzájárul személyazonosító adatai és lakcímadatának a kitüntetettek nyilvántartásában való kezeléséhez, továbbá nevének és az elismerés tényének közzétételéhez. Az állami kitüntetés adományozására vonatkozó javaslathoz szükséges nyilatkozatot az 1130/2002. (VII. 24.) Korm. határozat függeléke, a miniszteri elismerésre vonatkozó javaslathoz szükséges nyilatkozat formanyomtatványát az utasítás 2. melléklete tartalmazza. Hozzájáruló nyilatkozat hiányában a javasolt személy nem terjeszthető fel állami kitüntetésre, illetve miniszteri elismerésre.