Országosan egyedülálló kísérletbe fogott Budaörs a nemrégiben megújult közösségi Városházán: az idén húszéves város nemcsak a szó konkrét, de átvitt értelmében is akadálymentesítette a helyi közigazgatást. Az évről évre ismétlődő közvélemény-kutatások visszaigazolták a városvezetés igyekezetét: az ügyintézéssel való elégedettség folyamatosan növekszik Budaörsön.

A 2005-ben átadott, kibővített Városháza épülete nem csupán a Polgármesteri Hivatal székhelye lett, hanem egyben olyan közösségi tér, amely munkaidő után kulturális programok, a kikapcsolódás helyszínéül is szolgál. Rendszeresek a kiállítások, koncertek, igényes kulturális produkciók, amelyeknek az aula, a tanácsterem, illetve jó időben az oszlopos átrium, valamint az épület mögötti, hangulatos szökőkutas park szolgál helyszínül. Részben ezért is nevezik közösségi Városházának. Másrészt közösségi a városháza, mert a tervezés, a kivitelezés, a funkciók kialakítása során kiemelt figyelmet fordítottak arra, hogy a hivatal valóban szolgálja a közt, a lakosságot: a városháza a szolgáltató közigazgatásnak is egy egyedülálló kísérlete.
Közösségi a városháza továbbá abban az értelemben is, hogy a teljes közösséget kívánja szolgálni, amelyből nem maradhatnak ki a város rászorultabb, hátrányosabb helyzetben lévő csoportjai sem.
Az ma már szinte természetes, hogy a Városháza épületében akadálymentesen lehet közlekedni kerekesszékkel, hogy megoldott a parkolási lehetőség, vagy hogy a mozgáskorlátozottak számára minden emeleten megfelelő mosdó áll rendelkezésre. Ezen túlmenően azonban az önkormányzat egy saját kerekes széket is vásárolt, amit az épületben használhatnak a mozgásukban korlátozott emberek. Egyébként a hivatal munkatársai között is dolgozik egy mozgáskorlátozott fiatalember, és több hivatali dolgozó jeltolmács-tanfolyamot végzett, hogy a hallássérült ügyfelekkel is tudjanak kommunikálni. Számukra nagyothalló készülékek is rendelkezésre állnak az ügyfélszolgálati irodán.
Az Okmányiroda padozata – a többi helyiségekhez hasonlóan – csúszásmentes burkolattal készült. A színek megválasztásánál törekedtek a kontrasztos színezésre, amely a látássérülteknek, időseknek nyújt segítséget a tájékozódásban. A megfelelő megvilágítást a pultok feletti lámpasor biztosítja, ennek következtében a hallássérült ügyfelek könnyebben tudnak szájról olvasva információhoz jutni.
Csak egy kis odafigyelés, mégis nagy segítség lehet, hogy a tájékoztató táblákon és a lift hívógombjain található Braille-(brájl) írást a gyengén látók is el tudják olvasni. Emellett a lift nyomógombjai fényjelzést is adnak.
Szintén elsősorban figyelem, nem pénz kérdése, hogy újraélesztő készülék található az aulában, amely életet menthet, ha valaki rosszul lesz Budaörsön.
Az épületben a rendszerváltás előtt a helyi pártház működött, majd azt követően a polgármesteri hivatal székhelye lett: egy eredetileg igénytelen kockaépületből az idei átépítést követően országos hírű kuriózummá vált, amely nemrégiben Pest Megye Építészeti Nívódíját is elnyerte.
Az átépítés során az irodák alapterülete nem növekedett meg, ellenben az ügyfeleket fogadó és eligazító terek jóval tágasabbak lettek.
Korábban a városháza hivatalnokai több, egymástól gyakran távol eső épületben működtették irodáikat, most az új épületben törekszik a gyors ügyintézésre.
Az aulában ügyfélszolgálat várja az épületbe lépőket, ahol széleskörű tájékoztatást kaphatnak a hivatalban intézendő ügyekről, a szükséges dokumentumokról, Budaörs közérdekű híreiről, a beadványokról. Az ügyfélszolgálatos munkatársak teljes hivatali időben átveszik a hiánypótló anyagokat. Az aulában a bejárat mellett található az Ügysegéd Pont, amely az elektronikus ügyintézésben nyújt segítséget.
Európai színvonalú kiszolgáló helyiségeket kapott az Okmányiroda is, ahol pultok elérési magassága azt is lehetővé teszi, hogy a kerekesszékkel közlekedők megfelelően tudjanak kommunikálni az ügyintézőkkel.
A sorban állásnak a hivatal ügyfélirányító rendszerrel igyekszik elejét venni, amelynek segítségével interneten és telefonon keresztül is lehet időpontot kérni. A bejelentkezett ügyfeleket soron kívül, a megbeszélt időpontban hívja a rendszer, akik pedig nem egyeztettek előre, azokat az érkezés sorrendjében szólítják. Az ügyfélhívó rendszert az Okmányiroda mellett a legforgalmasabb irodákon, az Adó-, az Egészségügyi és Szociális, és az Építéshatósági Irodán, valamint a Gyámhivatalnál is alkalmazzák.
A telefonos ügyintézést call center, vagyis telefonos irányítórendszer segíti. Szintén új szolgáltatás az ingyenes jogi tanácsadás, amely a Budaörsi Telekuckóban egy ideje már nagy sikerrel működik.
Az egyenlő esélyű hozzáférést segíti elő az épületben és környékén elérhető WI-FI Internet szolgáltatás. Ennek segítségével a laptopot használók is innen indíthatják közvetlenül elektronikus ügyintézésüket.
A város honlapjáról (www.budaors.hu) valamennyi iroda összes nyomtatványa, kitöltési útmutatója és a mellékletek is letölthetők. A hivatali ügyek egy része már intézhető, illetve kezdeményezhető interneten is.
Azok, akiknek nincs elérésük a világhálóhoz, vagy még nem használják készség szinten, a Budaörsi Telekuckóban juthatnak géphez, és kaphatnak munkatársaitól segítséget. Ez az intézmény az elmúlt években az elektronikus ügyintézés kifejlesztésének műhelyévé vált. Az országban itt kezdődött el először olyan szak-segítők – IT-mentorok – képzése, akik képesek támogatást nyújtani bárkinek, aki az interneten keresztül szeretne kapcsolatba lépni a helyi vagy az országos hivatalokkal.
Az ügyintézést tovább könnyíti, hogy a Szociális és Egészségügyi Irodával hamarosan sms-ben is fel lehet venni a kapcsolatot.
A közösségi Városházán működő kispostán lehetőség van a csekkek befizetésére, az illetéket tehát már helyben is le lehet róni.
Emellett gyermekmegőrző – játszószoba – is üzemel, amely a hivatali ügyintézés idejére ellátja az ügyfelek gyermekeinek biztonságos felügyeletét. Az egyik mellékhelyiségben pelenkázó is található.
„A hivatali ügyek intézése ne legyen teher” – ez volt az a cél, amelyet maga elé tűzött az önkormányzat. Az évente ismétlődő közvélemény-kutatások visszaigazolták az eddigi munkát: az ügyintézéssel való elégedettség folyamatosan növekszik Budaörsön. Az Okmányirodai szolgáltatásokkal például 2004-ben még csak az önkormányzattal kapcsolatba kerülők 62 százaléka volt kifejezetten elégedett, idén ez az arány már 85 százalékra növekedett.