A települési önkormányzatok a közhatalom helyi letéteményeseiként a közügyek széles körét intézik. Feladat- és hatásköreik jellegük szerint a következôk:

– önkormányzati,

– önkormányzati tulajdonosi,

– önkormányzati hatósági,

– államigazgatási hatósági.

A hatékony feladatellátás egyaránt alapvetô érdeke és célja a képviselôtestületeknek, polgármestereknek és a jegyzôknek. A feladatteljesítés elsôdleges kötelezettje és felelôse a jegyzô, valamint az általa vezetett polgármesteri hivatal. A jegyzô államigazgatási hatósági ügyekben a hatáskörök jogosítottja. Ezen széles körû jegyzôi feladat- és hatáskörtömeg egyre kevésbé kezelhetô hagyományos eszközökkel, de összehangolatlan, szakmailag megalapozatlan, aktualitását nem biztosító számítógépes programokkal sem. A feladatellátás fô felelôseiként a jegyzôk az új évezredben okkal kívánják a korszerû követelményeknek megfelelô informatikai megoldások kifejlesztését és sikeres gyakorlati alkalmazását. Szakmai érdek-képviseleti szerveik (a Jegyzôk Országos Szövetsége, illetve a Városi Jegyzôk Egyesülete) informatikai munkacsoportja ennek érdekében az alábbiak szerint fogalmazza meg a települési önkormányzati közigazgatás informatikai koncepciójának vázlatát: A valóban alkalmas informatikai rendszernek az igazgatásban a következô kérdésekre kell eredményes választ adnia: kinek, mit, hogyan, mennyiért és mibôl kell csinálnia, hogy a feladatok teljesüljenek, s errôl az érdekeltek értesüljenek.

A „kinek, mit” kérdésre eredményes választ egy olyan feladatokat és hatásköröket kezelô program adhat, amely – tartalmazza az önkormányzatok öszszes kötelezô, illetve önként vállalt feladat- és hatáskörét;

– eldönti, hogy az adott hatáskör önkormányzati vagy államigazgatási jellegû- e, ezen belül hatósági jogkör, avagy sem; – megjelöli az adott hatáskör átruházhatóságát, kezeli az átruházás tényét;

– meghatározza a jogorvoslati fórumrendszert;

– a hatáskörökhöz hozzárendelhetô az azt (eredeti jogosítottként vagy átruházás folytán) gyakorló hivatali szervezeti egységet, ügyintézôt. Az így felépített és feltöltött program nem pusztán feladat-, hatáskörjegyzék, hanem az önkormányzati-hivatali mûködést, munkaszervezést, valamint az ügyfél-tájékoztatást hatékonyan segítô alapvetô eszköz.

A „kinek, mit” kérdésre adott válasz után a „hogyan” megválaszolása következik. Az elektronikus ügyintézô rendszernek a feladat-, hatáskörprogramban feldolgozott egyes ügyek intézésének menetét kell modelleznie, és arról mindent teljeskörûen számítógépen tartalmaznia. Része legyen: – a vonatkozó hatályos jogszabályok és bírósági döntések szövege, (kivonata),

– az ügyintézési folyamat leírása,

– az ügyfél-tájékoztatók, valamint

– a beadvány- és ügyiratminták.

Az ily módon elkészített és aktuális állapotban tartott ügyintézô rendszer segítségével az adott ügy minden lehetséges fázisát számítógép segítségével intézheti az ügyintézô, az teljes komfortot nyújt neki. A belsô hivatali hálózat és az internet segítségével lehetôvé teszi az érdeklôdôk, ügyfelek gyors és eredményes tájékoztatását, a távügyintézést is. Egy belsô hivatali alapadatbázisból dolgozva könnyebben teljesíthetôvé válik az államigazgatási eljárás általános szabályairól szóló törvény 27. § (3) bekezdésében foglalt rendelkezés: „A közigazgatási szerv nem hívhatja fel az ügyfelet olyan adat közlésére, amelyet a közigazgatási szerv jogszabállyal rendszeresített nyilvántartásának tartalmaznia kell.”

A polgármesteri hivatal jogszabállyal rendszeresített nyilvántartásainak öszszehangolt alapadatbázisba szervezése, valamint az ingatlan-nyilvántartási adatok felhasználása, továbbá a személyi adat- és lakcímnyilvántartás segítségével a közigazgatás három alapadatcsoportja (terület, népesség, szervezetek) közül kettô rendelkezésre áll. Hozzájuk elkészíthetô az adott település önkormányzati, önkormányzati érdekû és partnerszervezeteinek katasztere. Az Országos Statisztikai Adatgyûjtési Program keretében évente teljesítenek a polgármesteri hivatalok különbözô adatszolgáltatást, gyûjt a Központi Statisztikai Hivatal a településekrôl információkat. Mindezek együtt megfelelô alapul szolgálnak egy települési információs bázishoz. Szükséges hozzájuk a „mennyiért és mibôl” kérdésre adandó válaszként önkormányzati, költségvetési, gazdálkodási, vagyonhasznosítási, városüzemeltetési, városfejlesztési, közszolgáltatási aktuális adatokat folyamatosan kezelô és szolgáltató programrész. Mindebbôl kifejleszthetô egy, a belsô hivataliönkormányzati döntés-elôkészítést és végrehajtást jól szolgáló vezetési, irányítási (vezetôi információs) rendszer, amelybôl az adatnyerés szabályozott jogosultsággal történhet. A rendszer publikus, nyilvános felületeként az önkormányzati adatvagyonból közérdekû, közhasznú, valamint üzleti információkat nyújtó rész különíthetô el. A leírtaknak megfelelôen kifejlesztett, valóban integrált és komplex informatikai rendszer korszerû eszközként hatékony segítséget nyújthat a települési önkormányzatoknak, a jegyzôknek, a polgármesteri hivataloknak, de a települések lakosságának, az ügyfeleknek is. Alapkövetelmény, hogy a fejlesztésben, karbantartásban az igazgatási szakmai elem meghatározó szerepet játsszon, ezért a Jegyzôk Országos Szövetsége, illetve a Városi Jegyzôk Egyesülete tagjai, szakértôi közremûködését felajánlja és szervezi. Alkalmas módon és formában kész megállapodást kötni a fejlesztésben közremûködni és a követelményeket teljesíteni képes, avagy azoknak megfelelô terméket elfogadható feltételekkel kínáló informatikai cégekkel. Informatikai koncepciójával, a megvalósításra alkalmas szakértôi hálózatával, a vele együttmûködô informatikai cégekkel együtt felajánlja közremûködését a közigazgatás továbbfejlesztésének 1999–2000. évekre szóló kormányzati feladattervét meghatározó 1052/1999. (V. 21.) Korm. határozatban foglaltak teljesítésében (különösen a III/1-2. ponthoz).

A Jegyzôk Országos Szövetsége és a Városi Jegyzôk Egyesülete koncepcióját az önkormányzati szövetségek figyelmébe ajánlja, számít támogatásukra. Segítséget kíván nyújtani a jegyzôknek tervezett informatikai fejlesztéseik megvalósításához, elsôként országosan 8–10 referenciahely kialakításához. Kéri a minisztériumokat, hogy lehetôségeik szerint támogassák a koncepció megvalósítását, a szoftverfejlesztést és az alkalmazásba vételt.

(Elfogadta a Jegyzôk Országos Szövetsége és a Városi Jegyzôk Egyesülete Informatikai Munkacsoportja 1999. október 29-én Hajdúszoboszlón.)