A reformok korát éljük, egy olyan időszakot, amikor alapvető változás indult el a közigazgatásban is. Az ilyen helyzetekben van a legnagyobb szükség a JÓ SZAKEMBEREKRE, akik az állandóságot képviselik az átalakulásokban és segítségükkel elérhető a kitűzött cél. Ezek a szakemberek ott dolgoznak a közigazgatás minden szintjén, és ott vannak – habár ritkán találkozunk velük – az iktatókban, a postázókban és az irattárakban is.

A jelenlegi fővárosi és megyei kormányhivatalok jogelődjeinek életében az elmúlt években egymást követték a legkülönbözőbb változások. 2007. január 1-jével a megyei és fővárosi közigazgatási hivatalokból előbb regionális közigazgatási hivatalok[1], majd 2009. január 1-jével regionális államigazgatási hivatalok lettek[2]. A 2010-es év szemléletváltást hozott. Kidolgozásra került a Magyary Zoltán Közigazgatási-fejlesztési Program, melynek egyik sarkalatos pontja a területi államigazgatási integrálása. Első lépésként 2010. szeptember 1-jétől ismét létrejöttek a megyei és fővárosi közigazgatási hivatalok[3], majd ezek bázisán 2011. január 1-jével megalakultak a megyei és fővárosi kormányhivatalok[4]. A kormány e hivatalok életre hívásával tűzte ki célul az egyablakos ügyintézési rendszer kialakítását és az átláthatatlanul széttagolt területi közigazgatási szervezetrendszer egységesítését.

A különböző átalakítások – a földrajzi elhelyezkedéséből adódó sajátosságok miatt – Budapest Főváros Kormányhivatalát és jogelődjeit kissé eltérően érintették, mint a megyei kormányhivatalokat és jogelődjeiket. A 2007-es régiósítással a közép-magyarországi régióban egy egységes hivatal jött létre a fővárosi és a pest megyei közigazgatási hivatal integrációjával. A kettősség viszont megmaradt, de csak abban az értelemben, hogy az egységes hivatal továbbra is a korábbi hivatalok különálló és egymástól több utcányira található épületeiben működött.  Az átalakítások során az ügyiratkezelésért felelős szervezeti egység legfontosabb feladata a zavartalan működés biztosítása volt. A két épületben az iktató irodák tovább működtek, alapfeladatukat a változások nem érintették. Új kihívásként jelentkezett az épületek közötti zavartalan iratforgalom folyamatos megszervezése és működtetése.  Az új helyzet kezeléséhez hozzájárult, hogy az időközben bevezetésre került ösztöndíjas program keretében sok olyan ígéretes munkaerő került több hónapos gyakorlatra az iktató irodákba, akik azóta hatósági és egyéb más területen is bizonyították rátermettségüket. 2009-ben nem csak a hivatal neve lett más, de egy másik fontos újítás is történt: január 1-jétől az IRMA elektronikus ügyiratkezelő rendszer került bevezetésre a Közép-magyarországi Regionális Államigazgatási Hivatalban.  2010-ig az iratkezelés működésének biztosítása – ez által az iktató irodák szakmai irányítása is – a Szervezési Főosztályhoz tartozott. Az ügyiratkezelés fontosságára tekintettel, valamint figyelembe véve azt, hogy folyamatos informatikai támogatás nélkül ma már elképzelhetetlen egy több száz fős szervezet iratkezelési rendszereinek működtetése, arra a döntésre jutott az akkori hivatalvezetés, hogy 2010. január elsejétől létrehozásra kerül az önálló Ügyviteli Osztály, de már az Informatikai Főosztály irányítása alatt. Ebben a szervezeti felállásban érte a Közép-magyarországi Regionális Államigazgatási Hivatalt a 2010. szeptember 1-je.

A közép-magyarországi régió sajátosságából adódóan a Pénzügyi és az Informatikai Főosztály – a két funkcionális feladatot ellátó szervezeti egység– 2010 szeptemberétől az év végéig mindkét hivatal tekintetében ellátta feladatait. Így az Ügyviteli Osztálynak nem csak a fővárosi, hanem a pest megyei hivatal iratkezelését is biztosítania kellett. A korábbi „kétlakiság” most megkönnyítette a zökkenőmenetes feladatellátást. Mindkét épületben a helyükön maradtak az iktató irodákban dolgozó munkatársak és fennakadások nélkül tudták kiszolgálni a kollégákat.

2011. január 1-jével nemcsak megalakult Budapest Főváros Kormányhivatala és a Pest Megyei Kormányhivatal, hanem egyúttal a két hivatal iratkezelése szervezetileg is kettévált. A kormányhivatal létrejöttével a korábbi közigazgatási hivatalok állománya és az integrálódott szakigazgatási szervek funkcionális feladatokat ellátó egységeiből felállt a kormányhivatal törzshivatala. Budapest Főváros Kormányhivatalának Törzshivatala jelenleg közel háromszor akkora létszámmal működik, mint a korábbi közigazgatási hivatal és ennek a létszámnak a túlnyomó része a közigazgatási hivatal egykori épületébe került elhelyezésre. A megnövekedett állomány és a megváltozott szervezet új feladatokkal is együtt járt: az egyik első ilyen a Kormányhivatalra és valamennyi szakigazgatási szervre és azok összes telephelyére vonatkozó küldeményforgalmi szerződés megkötése volt a Magyar Posta Zrt-vel.[5] Az egyablakos ügyintézés első lépcsőjeként létrehozott kormányablakok – Budapesten jelenleg négy helyszínen működnek – 2011. január 3-iai indulásakor az Ügyviteli Osztály folyamatos szakmai segítséget nyújtott a zavartalan működéshez. Amint a kormányhivatalok szervezeti keretei az év első felében kikristályosodtak, úgy jött a változás – az osztály irányítását a Koordinációs és Szervezési Főosztály vette át – és a megoldásra váró újabb kihívások. Meg kellett teremteni az összeköttetést a törzshivatal és a szakigazgatási szervek között: ezt a heti két alkalommal küldeményeket szállító belső futárszolgálat megteremtésével oldottunk meg. A futárok feladatait és a hivatal életét nem könnyíti meg, hogy míg a legtöbb vidéki kormányhivatalban a törzshivatalhoz közel – sokszor egy épületben – találhatóak az egyes szakigazgatatási szervek, addig itt a fővárosban ezek egymástól és a törzshivataltól is meglehetősen nagy távolságra helyezkednek el. A kormányhivatal perképviseletének ellátására új szervezeti egység került létrehozásra. A terület fontosságára tekintettel – a precíz és szakszerű feladatellátás fontosságát szem előtt tartva – az iktatás ellátására önálló munkakör került kialakításra, melynek ellátásával az Ügyviteli Osztály legnagyobb tapasztalattal és szakmai tudással rendelkező munkatársát bíztunk meg.

A törzshivatal megnövekedett belső iratforgalmára valamint az egyes szervezeti egységek különböző épületekben történő elhelyezésére tekintettel, új alapokra kellett helyezni az iratkezelés rendszerét. A hatékonyabb működés érdekében a törzshivatal központi épületében az Ügyviteli Osztály kijelölt dolgozói naponta 3 alkalommal kerítenek sort a szervezeti egységek belső küldeményeinek továbbítására. Az intézkedés hozzájárult, hogy a vezetői szignálásra, ellenjegyzésre váró és azon „átesett” iratok, valamint az expediálásra váró iratok rendezetten, követhető módon és a lehető legrövidebb idő alatt jussanak el az illetékesekhez. Az iratok útjának lerövidítése érdekében több szervezeti egységnél bevezetésre került az előszignálás módszere.

Az egyik legfontosabb kérdés a szabályozottság. Jelenleg a kormányhivatal[6] és a szakigazgatási szervek a korábbi szervezeti adottságoknak megfelelő iratkezelési szabályzatokat és irattári terveket használják. Ezt az áldatlan állapotot a Nemzeti Államigazgatási Központ és a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium együttműködésében kidolgozásra kerülő, a kormányhivatalokra vonatkozó egységes iratkezelési szabályzat fogja megnyugtatóan orvosolni. A jogszabály várhatóan 2012. január 1-jével lép majd hatályba. A kormányhivatalok iratkezelésének egységesebb és hatékonyabb működéséhez további kormányzati lépések is szükségesek lennének, így például egy a kormányhivatalok és szakigazgatási szervek által használt egységes ügyiratkezelő rendszer kialakítására, vagy a Központi Kormányzati Irattár program mielőbbi megvalósítására.

Visszatekintve az elmúlt időszakra, elmondható, hogy a közigazgatásban dolgozó iratkezeléssel foglakozó szakemberek megállták a helyüket, biztosították azt a szakmai hátteret és támogatást, amellyel az integrációs folyamat eddigi lépései a lehető legkisebb zökkenőkkel tudtak végbemenni, és biztos vagyok benne, hogy az előttünk álló kihívásokkal teli feladatokat is hasonló hozzáértéssel és hatékonysággal fogják teljesíteni.

[1] A közigazgatási hivatalokról szóló 297/2006. (XII. 23.) Korm. rendelet

[2] A Kormány általános hatáskörű területi államigazgatási szervérő szóló 318/2008. (XII. 23.) Korm. rendelet

[3] A fővárosi, megyei közigazgatási hivatalokról szóló 214/2010. (VII. 9.) Korm. rendelet

[4] A fővárosi és megyei kormányhivatalokról, valamint a fővárosi és megyei kormányhivatalok kialakításával és a területi integrációval összefüggő törvénymódosításokról szóló 2010. évi CXXVI. törvény

[5] Budapest Főváros Kormányhivatala 2011. I. félévében 1.812.502 db postai küldeményt indított útjára

[6] A Közigazgatási Hivatalok Egységes Iratkezelési Szabályzatának kiadásáról szóló 18/2007. (BK 24.) ÖTM utasítás