Közös felelősség a települések írott forrásainak megőrzése. A papír alapú dokumentumok megfelelő tárolása mellett az elektronikus adatok biztonságos kezelése és archiválása is napjaink halaszthatatlan feladatává vált.

A Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Levéltár őrizetében lévő iratok közül a legforgatottabbak közé tartoznak a települések múltját érintő dokumentumok. Ezekből nemcsak a múlt jelentős eseményeire tudunk adatot szolgáltatni, hanem a munkaviszonyra, állampolgárságra, tulajdonváltozásra, iskolai végzettségre stb. vonatkozóan is. Sajnos ezek a források azonban nagyon hiányosak. Régen a falu nótáriusának, bírájának pontossága és gondossága határozta meg, hogy mit vetettek papírra és azt miként őrizték meg. Ha a dokumentumok időben archívumba kerültek, akkor megmaradtak, ha nem, akkor a történelem viharaiban kárt szenvedtek vagy elpusztultak. Ma már igen ritkán bukkan fel a polgármesteri hivatalok irattáraiban 17-19. századi irat. A megsemmisült adatok pótolhatatlanok! Mindezek ismeretében kell átéreznünk annak a felelősségét, hogy a 20-21. század írott forrásanyagának sorsa a mi kezünkben van. Az általunk létrehozott és kezelt, maradandó értékű iratok napjainkról szolgálnak majd a jövőben információkkal. De vajon megmaradnak-e egyáltalán ezek, vagy az információkat hordozó forrásokat nedves pincékben a penész emészti el, esetleg a hivatal udvarának hátsó raktárában a sok lim-lom között az egér rágcsálja meg, netalán mi magunk dobjuk ki a használhatatlanná vált 3,5-ös lemezen? Ma ebbe igazán bele se gondolunk, hiszen olyan sok a napi feladat, a papír és a mentéseket tartalmazó DVD…

Mi lehet a megoldás?

1. A helyes iratkezelés

Levéltárunk – jogszabályi kötelezettségének eleget téve – felügyeli az illetékességi körünkbe tartozó önkormányzati hivatalok maradandó értékű iratainak kezelését, őrzését. Az iratok napi használatát, a megfelelő áttekinthetőséget segíti a pénzt sem igénylő rendszeres selejtezés. Ha az akta megfelelően van kódolva, akkor a selejtezést évente viszonylag rövid idő alatt kis munkaráfordítással meg lehet tenni. Ennek halogatása vagy elmulasztása az iratok halmozódásához, áttekinthetetlenné válásához vezethet.

2. A megfelelő őrzés

A megyénkben a legnagyobb problémát az iratok szabályos őrzése jelenti. Ritka az a polgármesteri hivatal, ahol megfelelő hőmérsékletű és páratartalmú irattárban, szabályos rendben őrzik az összes iratot. A napi ügyintézéshez már nem szükséges, régi iratok több helyen méltatlan elbánásban részesültek: pincébe, kamrába, fészerbe kerültek. Itt aztán olyan fertőzést szenvednek, ami a nagyon költséges fertőtlenítés és restaurálás hiányában pusztulásukhoz vezet. Súlyosbítja a helyzetet az, hogy levéltárunk is évek óta raktárhiánnyal küzd, így a levéltárba adandó iratokat nem tudjuk olyan mértékben átvenni, ahogy az szükséges volna. Jelenleg csak a legveszélyeztetettebb iratok befogadására vállalkozhatunk. A megyei önkormányzat ismerve a helyzetet már tett lépéseket egy megfelelő az új raktár kialakítására, ennek elkészültéig az iratanyag felmérésére és az átadás előkészítésére törekszünk.

3. Újabb kihívások: az informatika térhódítása

A számítógép megjelenése forradalmasította az iratkezelést és új kihívásokat indukál. Ezek közül az egyik legjelentősebb az archiválás. Bár a Magyar Országos Levéltár és Budapest Főváros Levéltára uniós támogatással elkezdte az e-levéltár projekt kidolgozását, de amíg eljut a kistelepülések elektronikus iratkezelésének megnyugtató megoldásáig, addig mindenkinek magának kell megoldást találni adatbázisainak biztonságos mentésére. Sajnos a levéltárak technikai fejlesztése nem haladt párhuzamosan az elektronikus ügykezelés elterjedésével, így mi nem vagyunk felkészülve a különböző iktatórendszerekben készült adatok fogadására, őrzésére, és arra sem, hogy az informatikai fejlődést követve folyamatos konvertálásokkal, mentésekkel biztosítsuk ezek használatát – nemcsak több évtizeden, hanem évszázadon is át! Nem jelent megnyugtató megoldást a segédletek kiprintelése sem, hiszen az alig egy évtizeddel ezelőtti nyomtatások már ma olyan halványak, hogy szinte olvashatatlanok. A mindenki számára elfogadható közös megoldás megtalálásáig célszerű az iktatóprogram adatbázisát éppen úgy a legalkalmasabbnak tartott optikai vagy merevlemezekre menteni, mint a különböző tanácskozások, megbeszélések, rendezvények videófelvételeit. Érdemes fontolóra venni a rossz állapotban lévő, veszélyeztetett iratok – akár közmunkával történő – beszkennelését, lefotózását és ezáltal történő archiválását is.

4. Ismerjük meg az iratokat, hogy becsülhessük a forrásokat!

Levéltár-látogatásra invitálunk mindenkit, aki részese az iratok létrejöttének, hiszen itt látja igazán, hogy milyen nagy mindannyiunk felelőssége a történelem írott forrásainak megérzésében, valamint honlapunkon ez évtől külön linkben is igyekszünk segítséget nyújtani az iratkezelőknek munkájukhoz.
www.szabarchiv.hu