A Hajdúszoboszlói Polgármesteri Hivatal 2002-re építette ki az EN ISO 9001:2000 európai és az ennek megfelelő MSZ EN ISO 9001:2001 magyar szabvány követelményei szerint működő minőségirányítási rendszerét. Ily módon a szabvány 5.4.1. pontjában rögzített követelményeknek is igyekszik a hivatal eleget tenni, a szervezet minden érintett funkciója számára rendszeresen tűz ki minőségcélokat és értékeli is azokat.

A köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény 2001. július 1-től hatályos átfogó módosítása új jogintézményként vezette be a köztisztviselők munkateljesítménye értékelésének rendszerét. A teljesítménykövetelmények meghatározására és értékelésére első ízben szintén 2002-ben került sor.
Eleinte a hivatal vezetősége a törvényi és az ISO 9001 szabvány szerinti kötelezettségének úgy próbált eleget tenni, hogy a két rendszert egymástól elkülönítetten, párhuzamosan működtette. A szakmai konferenciáknak és a szakirodalomnak köszönhetően a hivatal teljesítményrendszerét már az indulás évében sikerült oly módon kialakítani, hogy a jelenlegi változata nem sokban tér el az eredetitől. Nem mondható el ez a minőségrendszerről, amely jelentős tartalmi és formai változtatásokon ment át az eltelt három év alatt. Bátran kijelenthetjük, hogy a kezdetekre jellemző „sötétben tapogatózás” állapotát felváltotta egy jól átgondolt és tudatos minőségcél-rendszer, mely fejlődésben nem kis része volt a külső auditor megállapításainak, észrevételeinek. A minőségcél-rendszer letisztulása akaratlanul is magával vonta a teljesítményrendszerrel való összevetés szükségességét. Előfordult, hogy a kollegák a teljesítménykövetelményeket bizony keverték a minőségcélokkal. A célok és a követelmények összegabalyodásának megelőzésére, feloldására készült el a két rendszer elemzése, összehasonlítása, melynek jelen írásban csak egy szempont, a többlet-munka igény szerinti párhuzamát ismertetem:
 A teljesítményrendszerben a köztisztviselő munkaköri feladatain túli követelményeket nem szabad meghatározni, túlzott többletterhet nem jelenthet a köztisztviselő számára a követelmények teljesítése.
 A minőségcélok teljesítése határozottan többletmunkát jelent a cél megvalósításáért felelős köztisztviselő számára. A minőségcélok teljesítésének eredményeképpen válik az átlagos polgármesteri hivatal minőségi hivatallá.
A két rendszer különbözőségét egy iskolai hasonlat érzékelteti: A teljesítménykövetelmények a házi feladattal (közepes teljesítményű egyénekhez mért, kötelező jellegű, felülről meghatározott), a minőségcélok a szorgalmi vállalásokkal (átlagon felüli, önkéntes vállalások) analógok.
Meggyőződésünk, hogy a hivatal, illetve bármely szervezet, amely minőségügyi rendszert működtet, akkor fog eljutni a minőségtudatosság kívánt szintjére, ha minőségprogramját vagy legalább egy részét az utóbbi analógia mintájára fogja összeállítani. Természetesen ez nem megy egyik napról a másikra, hosszú idő szükséges a kollegák szemlélet- és gondolkodásmódjának a megváltoztatásához, melynek elengedhetetlen eszköze a minőségügyi ismeretek folyamatos bővítése. Ezeknek kiváló fórumai a különböző csoportmegbeszélések, ahol lehetőség van team-munka keretében alulról jövő kezdeményezésként minőségügyi vállalások megfogalmazására, melyek aztán vezetői jóváhagyást követően célként a későbbi minőségprogram részét képezhetik.
A Hajdúszoboszlói Polgármesteri Hivatalban a követelmények és a minőségcélok kettőssége már a testület által elfogadott ún. „kiemelt célok” tekintetében is megjelenik. Valójában a teljesítményrendszerben nem célok, hanem az önkormányzati-hivatali működés stratégiai kulcsterületei, azon belül fő irányai kerülnek kijelölésre és elfogadásra több évre szólóan. A minőségirányítási rendszerhez tartozó főbb cselekvési irányok bemutatása a képviselő-testület részére csak a teljesség igénye miatt és tájékoztató jelleggel történik.
A testületi döntést követően a hivatal kibővített vezetői köre (vezetők, kulcspozíciót betöltő szakértő kollegák, belső auditorok) műhelymunka keretében dolgozza ki a hivatali teljesítménykövetelményeket és minőségcélokat, az alábbi rendben:
1. Első körben egyszerű rangsor felállításával stratégiai területenként leszűkítik a fő területeket azokra, amelyekkel az adott évben foglalkozni kívánnak.
2. Második lépésként ötletroham módszer alkalmazásával feltárásra és összegyűjtésre kerülnek azok a hiányosságok, hibák, problémák, fejlesztési elképzelések, ötletek, amelyek az adott területet jellemzik, ahhoz kapcsolódnak.
3. Mivel az előző lépésben az észrevételeket válogatás és kritikai megjegyzés nélkül rögzítik, ezért következő lépésként egy több fokozatú skálán megtörténik a szelektálásuk, értékelésük.
4. A kellően leszűkített lehetséges teljesítménykövetelmények és minőségcélok kidolgozása már szakmai szempontok szerint szerveződő team-munka keretében fejeződik be.
5. Az ily módon meghatározott és kidolgozott hivatali teljesítménykövetelmények képezik alapját az egyéni követelményeknek, illetve a keletkezett minőségcélok pedig a minőségprogramba kerülnek be.
6. Jelenleg a követelmények és célok megvalósítási fázisát éli a hivatal.
7. Év végén az egyéni teljesítménykövetelmények értékelésénél a minőségügy területén nyújtottakat is figyelembe kívánja venni a hivatal vezetése, ez – a tervek szerint – a jutalom mértékében is tükröződni fog.
8. Következő év elején nem csak a teljesítménykövetelmények értékeléséről, hanem a minőségcélok teljesítéséről is tájékoztatni kívánjuk a képviselő-testületet. Tesszük ezt azért, hogy teljes képet nyújtsunk az addig végzett munkánkról.
A teljesítmény- és minőségügyi rendszerek működtetése, integrálása első sorban a vezetőktől igényel nagy odafigyelést, rájuk ró többlet-terheket. Ezért is kerültek be ezek a teendők általános vezetői feladatokként a vezetők teljesítménykövetelményei közé ebben az évben.
A teljesítmény- és minőségügyi rendszerek különböznek egymástól, azonban mégis egymásra épülve, egymást kiegészítve alkotnak egy teljes integrált rendszert.
A bemutatott rendszer természetesen nem öncélú, nem az a törekvésünk vele, hogy az érdemi munka helyett azzal töltsük az időt, hogy a fejlesztési elképzeléseket felcímkézzük („követelmény” – „cél”), hanem mindössze az, hogy bizonytalanságokat, fogalomzavarokat helyre tegyen, és abban segítsen, hogy erőinket, energiáinkat az előttünk tornyosuló feladatokra koncentrálhassuk.
A cikkel kapcsolatos további információk a honlapunkon (www.hajduszoboszlo.hu) megtalálhatóak.