A nyugat-európai és az észak-amerikai országok már a XX. század közepén felismerték, hogy a közigazgatást hatékonyan segítő iratkezelés megteremtése és működtetése a tömeges iratképzés körülményei között központilag irányított, folyamatos tevékenységet igényel. E tevékenység legfontosabb célja az, hogy az iratkezelési folyamatok kezelhetőségét új, hatékony, ugyanakkor költségkímélő eljárások és módszerek kidolgozásával és bevezetésével biztosítsa.

Hazánkban, az utóbbi években a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény (a továbbiakban: Ket.) hatálybalépésével, főként az elektronikus iratok elterjedése és használata nyomán egyre nagyobb teret nyer az az új szemlélet is, amely az iratkezelést egységes folyamatként, a dokumentumok teljes életciklusának figyelembevételével definiálja, mert így lehet igazából a közigazgatásban az információt, mint hatékony erőforrást felhasználni, ezáltal az ügyfeleket és állampolgárokat tehermentesíteni.
A Kormány 2003-ban hívta életre a közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezeléséről szóló projektet (a továbbiakban: KEIR). E projekt eredményeképpen 2006. január 1-jei hatállyal a Kormány a törvényi felhatalmazásnak megfelelően –– a belügyminisztert bízta meg a köziratok kezelésének szakmai irányításával , aki új feladatkörét a Belügyminisztérium szervezeti keretein belül létrejött Kormányzati Iratkezelési Felügyelet útján látja el.
A minisztériumok és az országos hatáskörű államigazgatási szervek iratkezelési mintaszabályzatáról szóló 40/1998. (III. 6.) Korm. rendelet hatályon kívül helyezésével egyidejűleg – a Kormány rendeletben állapította meg:
-a közigazgatási szervek által készített egyedi iratkezelési szabályzatok jóváhagyásának rendjét,
-a köziratok tárgyi szempontú rendszerezésének és megőrzési idők szerinti válogatásának alapjául szolgáló irattári tervek elkészítésének és alkalmazásának szabályait,
-a köziratok nyilvántartásával, az iratforgalom dokumentálásával, valamint az iratkezelés megszervezésével kapcsolatos alapelveket,
-továbbá – az iratkezelés folyamatát áttekintve   határozta meg mindazokat a követelményeket, amelyek biztosítják a papíralapú és az elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyiratok egységének megőrzését, kezelhetőségét és használhatóságát.
Felhatalmazást kapott a belügyminiszter, az informatikai és hírközlési miniszter, valamint a nemzeti kulturális örökség minisztere, hogy rendeletben állapítsák meg a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztható követelményeket.
A belügyminiszter, mint ágazati irányításért felelős miniszter rendeletben állapítja meg a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek megfelelőségét tanúsító szervek kijelölésének részletes szabályait.
A fenti szabályozási rendszer hatályba lépése egyértelművé tette, hogy véget ért az az időszak, amikor évtizedeken keresztül az iratkezelés csak marginális kérdésnek minősült, így fejlesztése legtöbbször el is maradt. A szolgáltató állam építése, valamint az ügyfélbarát közigazgatás létrehozása nem valósítható meg az egész közigazgatást átszövő iratkezelés egységesítése és korszerűsítése (elektronizálás) nélkül.