Az 1996-ban megindult átfogó közigazgatási reform során határozott szándék mutatkozott a hatósági jogalkalmazás korszerűsítésével a hatósági nyilvántartások egyszerűsítésére, valamint korszerű okmánycsalád bevezetésére, ezzel egyidejűleg az okmányirodák kialakítására.

2000. január elsején végre megnyitottak az okmányirodák, melyek feladat- és hatásköre az évek során folyamatosan bővült. Első évben csak a személyazonosító igazolvánnyal és lakcímkártyával kapcsolatos ügyeket lehetett okmányirodában intézni, 2001-től pedig folyamatosan bővült a hatáskörük a vezetői engedéllyel, egyéni vállalkozói igazolvánnyal és a járműigazgatással kapcsolatos ügyintézéssel, valamint az útlevél ügyekkel, mozgáskorlátozottak parkolási engedélyeinek kiadásával és az ügyfélkapu regisztrációval.

Jogszabály alkalmazás dilemmái

A közúti közlekedési igazgatási hatósági feladatok okmányirodákhoz kerülésekor a hatályos joganyag kezdetben sok joghézagot tartalmazott. Két gyakorlati példa a múltból:
Nehézséget okozott a vezetői engedélyek visszavonása során a beszámítási idő kiszámítása szabadságvesztés főbüntetés esetén. A szabadságvesztés megkezdéséről és befejezéséről, valamint az esetleges feltételes szabadlábra helyezés időtartamáról az okmányiroda nem rendelkezett információval. Ezek az adatok a bűnügyi nyilvántartó rendelkezésére álltak ugyan, de a hatályos jogszabályok alapján ők nem szolgáltathattak adatot az okmányirodának.
Ugyancsak komoly problémát okozott a gépjárművek regisztrációs adójával kapcsolatban hatályba lépő jogszabály diplomatákra vonatkozó rendelkezése. A pontatlan megfogalmazás miatt visszaélésekre volt lehetőség, ezért többek között a Budapest XIV. kerületi Önkormányzat kezdeményezésére a jogszabály módosítása megtörtént.
Kivétel nélkül minden okmányirodában zavart okozott az egyéni vállalkozói igazolványok cseréje. A vállalkozók tevékenységét jelölő szakmakódok EU kompatibilis átfordítása miatt az ügyfelek tömegesen nyújtották be kérelmüket új okmány kiállítására. A kialakult helyzetet nehezen lehetett kezelni. Az idén évvégén elfogadott jogszabály módosítás végre rendezte ezt a kérdést.
Napjainkig nagyon sok joganyag változott, amely nem kis terhet rótt az ügyintézőkre. Folyamatossá vált az oktatás, képzés és a tanulás.

A Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatalának szerepe az okmányirodák életében

A szakmai irányításban a Közigazgatási Hivatalok mellett óriási szerepe van a Központi Hivatalnak. Az okmányirodák irányítása céljából létrejött belső levelező rendszer számos hasznos információt, tájékoztatót közvetít, az ezen keresztül működtetett fórumon lehetőség van konkrét kérdések feltevésére és válaszadásra. Az azonnal megoldandó szakmai és informatikai problémák esetén a HELP DESK munkatársai nyújtanak hathatós segítséget.
A Központi Hivatalon keresztül történik az okmányirodák által nyújtott szolgáltatás elengedhetetlen kellékeinek (biankó okmányok, forgalmi rendszámtáblák, műszaki érvényesítő címkék) megrendelése, szállítása.
Az informatikai fejlesztéseknek köszönhetően pedig lehetőség nyílt – az okmányirodai és anyakönyvi infrastruktúra egyidejű felhasználásával – a választási eljárás során keletkező, nagy mennyiségű adat magas minőségű és biztonságos rögzítésére.

Kapcsolat a helyi adóhatósággal

A gépjárműadó megállapítása és törlése korábban közvetlenül az ügyfél bevallása és törlési kérelme alapján történt. Az állampolgárok többsége még ma is abban a hiszemben van, hogy a járművek tulajdonjogában történt változást elég csak az adóügyi hatóságnál jelezni. A tulajdonjogi változást ma már az okmányirodákban kell bejelenteni, melynek tényét rögzíteni kell a járműnyilvántartásban. Az adóügyi osztály pedig a gépjárműadó megállapítása során csak az országos járműnyilvántartás adatait veheti figyelembe.
Az ügyfelek érdekében tehát szoros együttműködést kell kialakítaniuk az okmányirodáknak az adóügyi hatóságokkal. Ha az adóhatóság a végrehajtási eljárása során az adós gépkocsiját lefoglalja, ezt követően az okmányirodának haladéktalanul meg kell tennie a szükséges intézkedéseket. Így az adóhatóság által megindított, nagy számú végrehajtási eljárással egyidejűleg egyenes arányban növekszik az okmányirodában indult eljárások száma is.

Kizárólagos illetékességgel rendelkező okmányirodák

A fővárosban a XIV. és XIX. kerületi okmányiroda lát el speciális feladatokat az ország területére kiterjedő illetékességgel. A Magyarországon működő diplomáciai és konzuli képviseleteknek, nemzetközi szervezeteknek, tagjainak, családtagjainak, személyzetének gépjárműveivel kapcsolatos ügyintézése a Budapest XIV. kerületi Okmányiroda hatáskörébe tartozik. Az ideiglenes behozatali vámeljárás alá vont járművekkel kapcsolatos eljárást a Budapest XIX. kerületi Okmányiroda végzi.

Speciális igények a fővárosban

Nagyon sok ember él és dolgozik a főváros 23 kerületében, emiatt a fővárosi okmányirodák nagyon túlterheltek. Az elintézett ügyek száma évről-évre folyamatosan nő. Több kerület döntött úgy, hogy a meglévő okmányiroda mellé egy másik, kihelyezett okmányirodát nyitnak meg. A főváros 7 kerületében nyílt ilyen kihelyezett okmányiroda.
Megállapítható, hogy a fővárosi okmányirodáknál elintézett ügyek száma 40 ezer – 180 ezer között mozog évente.
A Központi Hivatal több bevásárlóközpontban működtet okmányirodát, melynek köszönhetően a közigazgatási szolgáltatások közelebb kerültek az állampolgárokhoz.
A fővárosi Okmányirodák ügyiratforgalma 2007. évben
Kerület I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII. IX. X. XI. XII.

Összes ügyszám
(ezer db) 39e 75e 177e 75e 57e 49e 64e 137e 80e 59e 112e 71e

Kerület XIII. XIV. XV. XVI. XVII. XVIII. XIX. XX. XXI. XXII. XXIII.
Összes ügyszám
(ezer db) 136e 116e 74e 67e 87e 97e 78e 79e 100e 69e 48e
Az okmányirodák „menedzselése”, az elektronikus ügyintézés szerepe
Az okmányiroda az a terület, amely folyamatos menedzselést és állandó fejlesztést igényel a személyi és dologi feltételek oldaláról egyaránt. Informatikai szempontból talán a legfejlettebb rendszerek működnek itt, és az elektronikus ügyintézés feltételeinek alapjai is megtalálhatóak.
Fontossá vált az időgazdálkodás szervezése, hiszen a fővárosban az ügyfeleknek nem kis költséget jelenthetnek az ügyintézés helyén fizetendő parkolási díjak, utazási költségek.
Az ügyfelek elégedettségét hivatott szolgálni az okmányirodai ügyfélhívó rendszer működtetése is, amely az elektronikus úton foglalt időpontokban kiadja az aktuális sorszámot. A budapesti okmányirodák jelentős része túlterhelt, előre lefoglalt időpontban való ügyintézésre akár egy hónapot is kell várni.
Az ügyfélbarát, bürokráciamentes eljárás érdekében az elektronikus úton foglalható időponton túl szükség van az elektronikusan indítható ügyek számának növelésére is, hiszen ezek az eljárások hozzásegítenek az okmányirodák terheinek csökkentéséhez.

Többműszakos nyitva tartás a zuglói Okmányirodában

Napjainkban jelentős szerepe van az időnek. Az állampolgárok ügyeiket ebédidőben, szabadságuk alatt, munkaidő előtt vagy után, a lehető leggyorsabban szeretnék elintézni. Ehhez az igényhez igazította ügyfélfogadási rendjét Budapest-Zugló Polgármesteri Hivatala. A XIV. kerületi Okmányiroda a fővárosban egyedülállóként, két műszakban, reggel 6.15 órától 21.15 óráig fogadja az ügyfeleket. Az állampolgárok az új nyitvatartási renddel nagyon elégedettek, hiszen akár a kora reggeli órákban, akár késő este is tudnak ügyet intézni. Megnőtt a kiskorúak részére benyújtott útlevélkérelmek száma, hiszen ennek elintézéséhez mindkét szülő személyes megjelenése szükséges, ami sokkal könnyebb az esti órákban, mint napközben, munkaidőben. Az új munkarend bevezetését követően a kiszolgált ügyfelek száma jelentősen megnövekedett. Néhány statisztikai adat a meghatározó szakterületeken:

Ügytípus 2007.01.01 – 09.30 2008.01.01 – 09.30 Változás %-ban
szig. 5061 8772 növekedés: 73 %
ideiglenes szig. 843 2340 növekedés. 178 %
útlevél 3010 6944  növekedés: 131 %
egyéni váll.ig. 1145 2566  növekedés: 124 %
vezetői engedély 9265 11203  növekedés: 21 %
járműigazgatás 36979 53297 növekedés: 44 %
A két műszakos munkarend kialakításának meg kellett teremteni a személyi és tárgyi feltételeit. Szükség volt a kora reggeli és esti órákban is nyitva tartó házipénztár kialakítására, valamint 15 fő új okmányirodai ügyintéző és egy fő pénztáros munkába állítására. A szokásostól eltérő munkarend (6-14 óra, 14-22 óra) azonban mind fizikailag, mind mentálisan nagyon megterhelő a folyamatosan ügyfélfogadást végző dolgozók számára.
Előzőek miatt az e területen dolgozó ügyintézők körében a fluktuáció sokkal nagyobb, mint a Hivatal többi munkatársa esetében. A fluktuáció megakadályozása érdekében a két műszakban dolgozó munkatársaknál minden törvényes eszközt igénybe vesz a Hivatal a munkatársak megtartása érdekében. Pl.: étkezési utalvány összegének kétszeresére emelése, képzettségi-, veszélyességi pótlék bevezetése. Arra törekszünk, hogy tartósan sikerüljön megbecsülni az e területen munkát végző kollégáinkat.
Az új munkarend kialakításával kapcsolatban felmerült költségek egy része az indulással, a másik része a működtetéssel kapcsolatos többletköltség. A kiadásokat az önkormányzat megelőlegezte, mert a feladatellátás normatív finanszírozása a tárgyévet megelőző év tényleges ügyszáma alapján történik.
A két műszakos okmányirodák fenntartásához kapcsolódó „nyereséget” nem forintban lehet mérni, hanem az ügyfelek elégedettségének növekedésében és a szolgáltatás minőségének javításában. Büszke vagyok arra, hogy egy olyan fővárosi kerületi polgármesteri hivatalt vezethetek, ahol e célkitűzéseket sikerült eredményesen megvalósítanunk.