Minden technikai és jogi szabályozásnak megfelelő kiegészítő alkalmazást fejlesztett ki a VariaTech és a NetLock – jelentette be a két fejlesztő cég, valamint az SAP Central Europe képviselője február 4-én, szerdán, az eDOC+ szoftvermodult bemutató sajtótájékoztatón.

A NetLock Kft., a magyarországi hiteles elektronikus ügyintézés vezető vállalata és a VariaTech Consulting Kft., az SAP ISV partnere Magyarországon egyedülálló szoftvermodult fejlesztett az SAP Business One-t használó vállalkozások számára. A BX eDoc+ szoftvermodul lehetőséget biztosít a felhasználóknak, hogy a jogszabálynak megfelelő módon elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátott számlát bocsássanak ki és azokat hiteles elektronikus bizonylat formájában őrizzék meg. Az alkalmazás segítségével csökken a munka-, a papír-, a nyomtatási-, tárolási- és postaköltség, illetve a postai kézbesítéssel járó időveszteség. A két vállalat fejlesztése precedens értékű, mivel a korábbi elektronikus számlázási megoldásokkal ellentétben a hitelesítést végző bővítmény teljesen beépül az SAP Business One integrált vállalatirányítási rendszerbe.

A hiteles elektronikus számlázás és bizonylatmegőrzés jogi háttere

Ma már kijelenthető, hogy Magyarországon minden jogi feltétel adott az elektronikus számlázás széleskörű elterjedéséhez, tehát a vontakozó szabályozások szempontjából felzárkóztunk az informatikailag fejlettebb társadalmakhoz. A hazai elektronikus ügyintézés elterjedésének első igazán meghatározó lépése az elektronikus számlázás lehetőségének megteremtése volt, amelyet a pénzügyminiszter 2004. 05. 01-én hatályba lépett 20/2004.(IV.21.) PM rendelete tett lehetővé. Jelenleg a 2008. január 1-től hatályos, többször módosított Áfa törvény határozza meg az elektronikus számlák kibocsátásának és tárolásának részletszabályait. Az Áfa törvény szerint az elektronikus számlát legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített szolgáltató által kiadott időbélyegzővel kell ellátni.

Az Áfa törvény vonatkozó szabályai szerint az elektronikus formában kiállított bizonylatot elektronikus formában kell megőrizni, megbízva a feladattal egy, a Nemzeti Hírközlési Hatóság által nyilvántartásba vett archiválási szolgáltatót, illetve az elektronikus számla kibocsátója önmaga is eleget tehet a megőrzési kötelezettségnek, megfelelő archiválási rendszer kiépítésével. A 24/1995. (XI.22.) PM rendelet ugyanis lehetőséget biztosít arra, hogy a számítástechnikai eszköz útján előállított és papírra nyomtatott számla kibocsátónál maradó példánya elektronikus formában is megőrizhető legyen, oly módon, hogy a számlaképet legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel látják el.

Technológia az ember szolgálatában

A BX eDoc+ tervezésekor a fejlesztők az embert helyezték a középpontba a két vállalat tapasztalatának és know-how-jának szinergiájával felhasználóbarát szoftver született. Segítségével jelentősen csökkenthetők a dolgozók adminisztrációs terhei, ezzel szignifikánsan csökken a hibalehetőségek száma és hatékonyabbá válik a munkavégzés. Használatával nincs többé szükség a számlák papír alapú nyomtatására, postázására és a másolatok tárolására. Integrált vállalatirányítási rendszert használó vállalkozások néhány kattintással képesek előállítani, előkeresni és továbbítani e-számlákat, így jóval gyorsabbá válik az ügyintézés, ami a vevők magasabb szintű kiszolgálását jelenti és a beszállítók, akár vitatott tételek esetén is, könnyebben juthatnak hozzá jogos követeléseikhez.

Fontos szempont, hogy a törvényi előírások szerint 8-10 évig kell megőrizni minden számviteli bizonylatot, ennyi idő alatt pedig olyan jelentős mennyiségű papír képződik, aminek tárolása, áttekintése sok fejtörést okoz a mindennapokban. Az elektronikusan előállított, majd időbélyegzővel ellátott számla a joghatásnak megfelelő módon tárolódik az SBO rendszerben. Szemben a papíralapú megőrzéssel a számla bizonylatának elektronikus archiválása egy biztonságosabb megoldást jelent. Adójogi oldalról a korábban megszokott papíralapú rendszerrel egyenértékű megoldásnak számít és a hiteles elektronikus számla formátumára vonatkozó APEH szabályozásnak teljes mértékben megfelel. Nem utolsó sorban az elektronikus számlázási megoldások bevezetésére számos pályázati lehetőség indult és indul az elkövetkezendő években, emellett pályázatok elbírálásakor az elektronikus számlaküldés további plusz pontokat, előnyöket jelent a pályázónak. Az Új Magyarország Fejlesztési Tervben a támogatott tevékenységek között nevesítve is szerepel az elektronikus számlázás megvalósítása.

A felsoroltak mind meghatározó szempontok egy vállalkozás életében, de globálisan nézve a BX eDoc+ elsősorban környezetbarát. Használatával a cég papírfogyasztása jelentősen csökken, támogatva ezzel a környezettudatos magatartás megvalósítását.

Papír nélküli ügyvitel a megrendeléstől a számlázásig

A BX eDoc+ tervezői hosszú távon gondolkodtak a szoftvermodul fejlesztésekor, hiszen nem titkolt cél a papír alapú ügyintézés teljes megszüntetése. E misszióban fontos mérföldkőnek számít a BX eDoc+. A termék technológiai hátterének felhasználásával már tervben vannak további fejlesztések, amivel az SAP Business One felhasználók még több területen tudják használni az elektronikus aláírást. A tervezett fejlesztési területek a teljesség igénye nélkül: szerződések hitelesítése és befogadása, megrendelések, visszaigazolások hitelesített kezelése, levelezések hitelesítése.