Napjaink egyik hangsúlyos fejlesztési célkitűzése az e- önkormányzat létrehozása, amely elsősorban a lakosság és a hivatal között létesít interaktív kapcsolatot.

Legalább ennyire fontos azonban a hivatalon belül – a színvonalas és gyors ügyintézés érdekében – az elektronikus információáramlás lehetőségeinek maximális kihasználása. Erre tett kísérletet Miskolc Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala az önkormányzat pályázati tevékenységének hatékonyabbá és átláthatóbbá tétele érdekében.
Projektszemlélet pályázatban is
A hazai és külföldi források felhasználásának sikere jelentős mértékben azon múlik, képes-e az önkormányzat jó minőségű, megalapozott projekteket felmutatni, amelyeken keresztül igénybe tudjuk venni a támogatásokat, és tényleges eredményeket tudunk elérni a város fejlődésében.
A jó minőségű projektek elsősorban sikeres projekttervezést igényelnek, amelynek csak az utolsó fázisában történik meg a pályázati adatlap kitöltése és a teljes dokumentáció összeállítása, majd a pályázat beadása.
Mindezek figyelembevételével Miskolc Megyei Jogú Város Önkormányzata az idén tavasszal létrehozott hivatali szervezeti struktúrában önálló szervezeti egységként kezeli a fejlesztésekkel, pályázatokkal foglalkozó csoportot, mely szorosan együttműködik a hivatal szakosztályaival és a vezetői döntés-előkészítési mechanizmusban is szerepet vállal.
Információs rendszer támogatásával
A fenti feladatok elvégzéséhez elengedhetetlennek tűnt egy olyan információs rendszer kidolgozása, mely könnyen kezelhető, egységes szemléletű, rugalmas és az igényeknek megfelelően módosítható. Erre fejlesztette ki a Fejlesztési és Pályázati Csoport és az Informatikai Csoport együttesen, a Project Office névre hallgató programot.
A Project Office, amely egy széleskörű, irodai felhasználást segítő programcsomag, komplexen kezeli azt az önkormányzati információhalmazt, amely a projekt-ötlettől a pályázaton keresztül a megvalósult tevékenység elszámolásáig tartó folyamatot mutatja be.
A Project Office célja, hogy az adatbázis folyamatos aktualizálásával naprakész információkat biztosítson:
 a vezető tisztségviselők számára, akik átfogó képet kapnak a Hivatal pályázati tevékenységéről, mely így segítséget nyújthat a városfejlesztési döntések meghozatalában,
 a szakosztályi referenseknek a pályázati lehetőségekről, segítve ezzel a pályázati anyagok elkészítését, illetve a már elbírált pályázatok nyomon követését.
A program azért újszerű, mert minden települési önkormányzat tudja – az egyéni lehetőségeinek és szükségleteinek megfelelően – adaptálni, ill. információkkal feltölteni.
A program tartalmi felépítése
 „Pályázati tevékenység a számok tükrében”: Egyszerű, áttekinthető képet nyújt arról, hogy adott időszakban hány pályázatot nyújtott be a Hivatal, ebből mennyi volt eredményes és milyen mértékű támogatást sikerült addicionálni a saját forrásokhoz.
 „Forrástérkép”: Összefoglaló táblázat az önkormányzat pályázati lehetőségeiről.
 „Projekt-generáló lap”: Az önkormányzat hosszú távú fejlesztési elképzeléseibe illeszkedő ötletek összegyűjtésére szolgáló menüpont.
 „A benyújtott pályázatok nyilvántartása”: A négy jól elkülöníthető részből álló menüpont az alábbi szempontok szerint teszi lehetővé a pályázatok csoportosítását, részinformációk megtalálását:
 Egy adott pályázatról szolgáltat információt;
 Listázás;
 Keresés;
 Folyamatban lévő lehívások.
 „Pályázati önrész költségvetési sor felhasználása”: Az Önkormányzat költségvetésében szereplő keret-előirányzat felhasználásának elektronikus úton történő nyomon követését biztosítja.
 „Az Önkormányzatra vonatkozó információk”: Ez a menüpont az adatbázis használóinak nyújt segítséget a statikus adatatok és csatolandó standard mellékletek egy helyen történő elérésével.
Az adatbázis naprakészségét a Pályázati és Fejlesztési csoport munkája mellett a társosztályok, -csoportok napi tevékenysége, a projektekkel és pályázatokkal kapcsolatos információk feltöltése és a változások átvezetése biztosítja.
Ezzel a közös tevékenységgel érhető el, hogy a hivatal valamennyi osztálya bekapcsolódjon a tervezésbe és a megvalósításba, nyomon tudja követni a projektek életútját, ezáltal egy egységes Hivatali pályázati információs rendszer alakul ki.