A hagyatéki eljárás egyes cselekményeiről szóló 29/2010. (XII. 31.) KIM rendelet szabályozza a hagyatéki eljárás során kiállítandó hagyatéki leltár adattartalmát. A hagyatéki leltárba a hagyatéki eljárásról szóló 2010. évi XXXVIII. törvényben (a továbbiakban: Hetv.) felsorolt személyes adatokat kell feltüntetni, jellemzően a 4T adatokat^[1], kiegészítve elérhetőségi adatokkal. Az Önkormányzati ASP bevezetése után a Hagyatéki szakrendszerben a hagyatéki leltár adattartalma kiegészült olyan személyes adatokkal is, amiket egyébként a jogszabály nem tesz kötelezővé, de a hagyatéki eljárást követő egyéb hatóság – például NAV, Földhivatal – munkájához szükségesek.

Olyan esetekben, amikor közvetlen leszármazók örökölnek, nem okoz problémát az örökösök adatainak beszerzése, a nyilatkozó örökös elkéri és megadja a szükséges adatokat a többi örökösről a hagyatéki leltár elkészítéséhez.

De előfordul – a földhivatali póthagyatékoknál gyakran –, hogy nem állnak rendelkezésre az örökösök személyes adatai.

Oldalági örökösnél, amikor nem a vérszerinti leszármazó örököl, (hanem a testvérek, vagy ha nincs testvér, akkor a szülők, vagy a szülők testvéreinek leszármazói), az okoz nehézséget, hogy olyan rokonok kerülnek képbe örökösként, akikről a nyilatkozónak nem állnak adatok a rendelkezésére. Gyakran csak az örökös neve, anyja neve lesz ismert, és ezekből kell kiindulni a kereséshez. Ilyenkor jön az adatok felkutatása. Sok esetben a hagyatéki ügyintézőnek hivatásos családfakutatókkal megegyező tevékenységet kell lefolytatnia.

Az idősebb elhunytaknál, akiknek még 5–6 testvére volt, a felkutatandó személyek száma olykor eléri a 30–40 főt. Volt olyan ügyem, ahol az örökhagyó testvérének a dédunokájáig kellet felkutatni az öröklési ágat.

Hogy miért írtam le ezt a bevezetőt?

A hagyatéki ügyintézőnek az örökösök személyes adatainak felkutatására – ha nincs olyan személy, aki megadná – az egyetlen mód/lehetőség a személyiadat- és lakcímnyilvántartásból (SZL) történő adatkérés, adatlekérés.

A Hetv. 118. § (1) bekezdése alapján a jegyző és a közjegyző az örökhagyó e törvény szerint kezelhető adatainak megállapítása és az ezekről rendelkezésére álló adatok ellenőrzése céljából adatot igényelhet a személyiadat- és lakcímnyilvántartásból, valamint az anyakönyvből. A (4) bekezdés alapján a jegyző és a közjegyző az ismert vagy ismeretlen öröklésben érdekelt e törvény szerint kezelhető adatainak megállapítása és az ezekről rendelkezésére álló adatok ellenőrzése céljából adatot igényelhet a személyiadat- és lakcímnyilvántartásból, valamint az anyakönyvből.

A polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartásáról szóló 1992. évi LXVI. törvény 6. § (1) bekezdés alapján az e törvényben meghatározott feladatokat a települési (fővárosi kerületi) önkormányzat jegyzője is ellátja.

A törvény felhatalmazása alapján a jegyzők a 17. § (2) bekezdésének b) pontja szerinti adatokat (természetes személyazonosító adatok és lakcímadatok, állampolgárság, családi állapot, a házasságkötés vagy bejegyzett élettársi kapcsolat létesítésének helye, a nem, a nyilvántartásból való kikerülés oka, helye és ideje) jogosultak igényelni:

A 21. § mb) pontja alapján a nyilvántartásból való, az elhalálozáson kívüli kikerülés okára, helyére és idejére vonatkozó adatok kivételével a hagyatéki eljáráshoz, az európai öröklési bizonyítvány kiállítása iránti eljáráshoz lehet adatokat igényelni.

A polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartásáról szóló 1992. évi LXVI. törvény végrehajtásáról szóló 146/1993. (X. 26.) Korm. rendelet 27. § (1) bekezdése még részletezi is, hogy a jegyző az általa vezetett nyilvántartásból külön kérelem nélkül is felhasználhat, illetve szolgáltathat adatot ugyanazon települési önkormányzat képviselő-testületének, polgármesterének, illetve a polgármesteri hivatal ügyintézőjének feladatai ellátásához, feltéve, hogy ezt törvény vagy törvény felhatalmazása alapján önkormányzati rendelet lehetővé teszi. Az e rendelkezések alapján teljesített adatszolgáltatást is fel kell tüntetni az adatszolgáltatási nyilvántartásban.

Fentiek alapján jogi akadálya nincs annak, hogy a hagyatéki ügyintéző adatot keressen, igényeljen az SZL nyilvántartásból.

Technikailag a személyiadat- és lakcímnyilvántartó egy különálló hálózaton futó számítógépen érhető el. Emiatt vagy a hagyatéki ügyintéző keres a nyilvántartásban, amennyiben van saját kártyája, vagy az anyakönyvvezetőt keresi meg az adatok beszerzésére.

Amennyiben a hagyatéki ügyintéző kutat, addig fel kell függesztenie az egyéb tevékenységét és az anyakönyvvezetők irodájában kell dolgoznia, ahol a személyiadat- és lakcímnyilvántartást elérő úgynevezett SZL gépek vannak. Amennyiben 10–20 embert kell megkeresnie a nyilvántartásban, a rendelkezésre álló adatoktól függően egy órát, de bonyolultabb esetekben még több időt is a keresésre kell fordítania. A földhivatali póthagyatékok esetében ez a kutatás hatványozottan időrabló. Ráadásul a régi hagyatéki ügyekben változtak az adatok. Változhatott a lakcím, de olykor a nevekben is változás állt be válás, vagy egyéb okok miatt.

Vannak olyan póthagyatéki ügyek, ahol a halálesetek már 30–40 éve történtek, sok esetben már az örökösök sem élnek. Olyan is előfordul, hogy anno nemleges nyilatkozatot tettek a hagyatéki eljárás során, és a nyilatkozattevő sem él már. Ilyenkor az örökösök felkutatása és személyes adataik kikeresése rengeteg időt elvesz.

A hagyatéki eljárás során az örökösök adatainak beszerzése és leellenőrzése elengedhetetlen a hagyatéki leltár kitöltéséhez. Már csak azért is, mert a hagyatéki leltárban szereplő adatok fognak elkerülni a NAV-hoz, a Földhivatalhoz. Sok esetben az örökösök – annak ellenére, hogy külön figyelmeztetve vannak – nem pontosan töltik ki a nyilatkozatot, például lemarad a második keresztnév. Nem mindig ők hibáznak, előfordul, hogy nem egyezik meg a személyi igazolványban szereplő adat a személyiadat- és lakcímnyilvántartásban szereplő adatokkal. Elég egy régebbi elírás, y helyett i, vagy Papp helyett Pap vezetéknév és máris téves adat kerül a leltárba.

A polgármesteri hivatalok nagy részében az ASP bevezetését követően mind az iratkezelés, mind a szakfeladatok elvégzése az ASP-n keresztül történik. A szakfeladatok elvégzése speciális, a feladat elvégzésére kidolgozott szakrendszeren történik. Hagyatéki, Adó-, Ingatlanvagyon-, Gazdálkodási szakrendszer. Mindegyik szakrendszer az adott feladat elvégzéséhez szükséges kiegészítőkkel rendelkezik. Az Önkormányzati adórendszer rendelkezik egy olyan bővítménnyel, ami lehetővé teszi az adózó személyek adatainak ellenőrzését közvetlenül a személyiadat- és lakcímnyilvántartásból. Az adat lekérése 4T adat vagy adóazonosító alapján történik, és ekkor a nyilvántartásban lévő legfrissebb adatok elérése lehetséges. A keresés oda-vissza működik, és a lakcímadatok mellett a haláleset ideje is megjelenik.

Megoldás lenne, ha a Hagyatéki szakrendszerben elérhetővé válna a személyiadat- és lakcímnyilvántartás lekérdezése, hasonlóan az Önkormányzati adórendszerhez, annyi változtatással, hogy az örökösök adatainak keresésénél elérhetővé kellene tenni a személyiadat- és lakcímnyilvántartásban elérhető keresési módokat.

Fontos, hogy a hagyatéki eljárásban gyakran hiányos adatokra kell keresnünk, a nyilatkozó által megadott adatok sokszor annyiban merülnek ki, hogy tudja a keresett személy nevét, esetleg az anyja nevét, hogy kb. milyen idős, és hogy hol lakik. Minél távolabbi az örökös, annál nagyobb az esélye, hogy az adatok már nem aktuálisak, nem pontosak. Ráadásul, ha a keresett személy is meghalt közben, további örökösök adatait kell felkutatni.

A személyiadat- és lakcímnyilvántartó rendszer lehetőséget ad hiányos anyakönyvi adatok, lakcím adatok keresésére. Ha ez a keresési lehetőség beépülne a Hagyatéki szakrendszerbe, a hagyatéki leltárba egyből a nyilvántartásban szereplő személyes adatok kerülnének be. Ez csökkentené a hibázás, elütés kockázatát vagy a rosszul, hiányosan megadott adatok felvitelét, ami nemcsak a hagyatéki ügyintézőknek, közjegyzőknek lenne nagy segítség, hanem a hagyatéki eljárást követően belépő további hatóságok munkáját is megkönnyítené. A nyilvántartásban szereplő jó adatok kerülnének át a NAV-hoz, a Földhivatalhoz, Kormányhivatalhoz (gépjármű esetén).

^[1] Egy személy természetes azonosító adatai, amelyek magas valószínűséggel egyedileg beazonosítják az adott személyt. A 4T adatok a következők: név / anyja neve / születési hely / születési idő.