Integrált rendszerek a közigazgatásban

2008-06-06 IX. évfolyam, 5. lapszám

Szerző(k):
Adminisztrátor

A magyar vállalkozásoknak már nagy része használ
valamilyen vállalatirányítási rendszert (ERP-rendszerek –
Enterprise Resourse Planning), és ebbe beletartozik a kisés
középvállalati szektor jelentős része is. A vállalkozások
tulajdonosai, ügyvezetői érzik-tudják a jelentőségét annak,
ha folyamatosan pontos képük van a cég működéséről,
tisztában vannak az éppen aktuális pénzügyi helyzetről
– a döntéshozatal jóval egyszerűbbé válik, sőt előnyökhöz
jutnak a versenytársaikkal szemben. Miért ne lehet ezt
a fajta gondolkodási módot, átláthatóságot, egyszerűsített
adminisztrációt és az ezekből fakadó előnyöket
felhasználni az önkormányzatok gazdálkodásában?

Az önkormányzatok mûködése teljes mértékben az év elején
felépített és elfogadott költségvetési kereteken alapul. A költségvetésben
rögzítik az összes anyagi erõforrás felhasználásának
módját és lehetõségeit, valamint rögzítésre kerülnek az
egyes projektekhez kapcsolódó beszerzések keretei is. Az eddig
használt rendszerek szûk keretek között ugyan, de biztosítják
azt, hogy ezeket a számokat elektronikus formában rögzítsük,
de felhasználásuk más területeken (pl. kontrolling) már
csak nagyon nehezen lehetséges.

Mi van abban az esetben, ha valamelyik képviselõ szeretné
megnézni, hogy egy-egy projekt milyen állapotban van, a
kapcsolódó költségvetés milyen mértékben teljesül, vagy
esetleg az eddigi ráfordítások megfelelõ arányban vannak-e
az ütemtervvel? Olyan kérdés is felmerülhet, melyben egy
speciális területhez (pl. oktatás) kapcsolódó összes ráfordítást
ki kell mutatni, vagy csak egy – az önkormányzat tulajdonában
lévõ – intézmény teljes költségvetését kell átvilágítani.
Ezeket rengeteg manuális munkával, és megfelelõ Excel-ismerettel
össze lehet állítani egy olyan szervezetben, ahol a
humán erõforrásból bõven áll rendelkezésre megfelelõ számú
ember. De mi van abban az esetben, ha egy „városösszesen”
(önkormányzat és intézményei) lekérdezés konszolidált adataira
van szükség?

Fel lehetne még sorolni számos olyan területet, ahol az
adatok szétszórtságából (sziget-rendszerek, duplikált vagy
elírt adatok) vagy a papíralapú folyamatokból (állandó jóváhagyások,
engedélyek papíron) adódóan folyamatosan többletmunka
keletkezik. Van-e megoldás?

Egy megfelelõen kialakított rendszer
(ARP – Administration Resource Planning)
rengeteg különbözõ funkciót kapcsol
össze, ezáltal gyorsabbá válik az
összetett gazdasági feladatok elvégzése.
Könnyen mérhetõ és számszerûsíthetõ
hasznot hoz a hivatalnak, ha:

• az integrált rendszernek köszönhetõen
minden adatot csak egyszer kell
rögzíteni a rendszerben, így gyorsabban végeznek a dolgozók
a feladatokkal és csökkennek adatbeviteli hibák.

• a valós idejû gazdálkodási rendszer lehetõvé teszi a gazdasági
folyamatok hatékony nyomon követését. (A jegyzõknek
rengeteg számlát és egyéb dokumentumot kell a gazdasági
csoport felé jóváhagynia, e helyett célszerû lenne
elektronikus úton, egy-egy kattintással jóváhagyni az érintett
könyvelési tételeket.) A felelõs vezetõk részére biztosít
így a rendszer jobb rálátást, naprakész informálást.

• A kötelezettségvállalások, a források és a felhasználások
naprakészen követhetõvé válnak az eddigi papíralapú
kontírozással ellentétben, így nem fordulhat elõ fedezet
nélküli kötelezettségvállalás vagy adott vállalás terhére
túlköltekezés.

Vezetői és Képviselői információs rendszer

A fentebb említett konkrét példák teszik egyértelmûvé,
hogy már egy kisméretû önkormányzat, amely sok különbözõ
rendszerrel dolgozik, képes rövid távon is megtérülõ, hatékony
eszközként alkalmazni egy ilyen rendszert.

Kozármislenyben idén került bevezetésre egy ilyen rendszer.
A Fisyco által kialakított és implementált KÖZÜGY megoldás
átlátható módon, gazdasági szempontból összekapcsolva
támogatja a következõ feladatokat: költségvetéstervezés,
kötelezettségvállalás, központi jelentéskészítés, elõirányzat-
kezelés, számvitel, pénzügy, készlet- és eszközgazdálkodás,
humánerõforrás-gazdálkodás, szerzõdés-nyilvántartás.
Ezek azok a funkcionalitások, melyeket összekapcsolva gyorsabbá
és hatékonyabbá válik a rendszert használó hivatal
vagy intézmény gazdálkodása.

A KÖZÜGY ellenõrzötten állítja elõ a kötelezõ
jelentéseket. Így nem fordulhat elõ,
hogy például hibás K11 jelentés vagy 75-
ös beszámoló kerüljön ki a hivatalból. A kötelezõ
jelentéseken túlmenõen számtalan
riport futtatható az arra jogosult felhasználók
által. (pl. adott kötelezettségvállalás vs.
kiadások stb.) Elmondható, hogy ami adat
rögzítésre került, az le is kérdezhetõ, bármilyen
értelmes összefüggésben.■